【成本失控常見情景】

情況1：

張總的工程公司以前一直用財務OA軟件處理合同及各項審批，但OA軟件不能自動匯總計算。近年項目增多后，他需要每天處理40多條合同和30-40個付款審批，處理一條審批至少需要20分鐘，因為時間緊張沒辦法核對每一條審批流程的金額，有時候沒核對金額就直接通過了。

有一次某項目預算只有1000噸的鋼筋，但在合同簽訂過程中未核對合同額與預算的進度比，結(jié)果簽了2000噸的合同，公司因此承擔了幾十萬元合同違約金。

情況2：

項目采購到貨單一周平均到20張以上，采購員每天忙于材料詢價下單，每半個月一次甚至一個月才能統(tǒng)計出當月的結(jié)算單。

結(jié)算延遲導致有一個項目原本收入合同額簽了2000萬，項目結(jié)束3個月后，采購才完成項目上全部材料的統(tǒng)計結(jié)算，才發(fā)現(xiàn)項目上的材料使用50%以上都超出了預算數(shù)量，統(tǒng)計材料成本多出預算240多萬，占合同額12%！

老板張總說：“以往的項目合同、結(jié)算、付款等業(yè)務的審批，需要耗費大量的精力獲取歷史數(shù)據(jù)，基本都是盲批，因為想看看不到，看到了也基本不準，沒辦法嚴格審批。但現(xiàn)在項目增多所帶來的審批事項增加，必須要通過一個專業(yè)的項目管理平臺，對歷往業(yè)務發(fā)生數(shù)據(jù)及時匯總核算，以實現(xiàn)降本增效的目的”。

以上導致成本超支的場景是不是很常見？那么，工程項目究竟如何才能有效管控成本，避免資金風險呢？

一、前期的預控

1、明確崗位職責，避免扯皮

將成本責任目標落實到每個部門乃至具體的個人，通過制定各部門和各管理崗位的職責，使每個人明確自己業(yè)務工作范圍和成本控制范圍，避免出現(xiàn)問題后互相扯皮。

2、規(guī)范管理流程，制定行之有效的運行程序

粗放、混亂的管理模式下，很多人容易不按既定流程辦事，極易出現(xiàn)問題，且事后很難追責。因此，企業(yè)必須制定一套行之有效的管理流程，并且使之制度化、規(guī)范化，用以指導企業(yè)成本管理工作的有效開展，包括施工項目成本管理辦法、實施細則、工作手冊、管理流程、管理工具及傳遞方式等。

二、過程中的管控成本

控制的核心在于項目過程中的把控。只有在過程中進行及時的成本跟蹤，實時掌握項目經(jīng)營數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問題才能及時糾偏，達到事中管理的目的。

但你會發(fā)現(xiàn)依賴傳統(tǒng)的項目管理方式，無法做到對成本數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控，許多問題解決起來依然費時費力。近年來很多施工企業(yè)開始引進信息化工程項目管理系統(tǒng)，事實上，借鑒新的信息化管理模式，成本管理問題就要簡單許多。

運用數(shù)字化工具進行目標成本管控

運用專業(yè)的信息化工具能夠助力企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部管理的標準化、規(guī)范化，完成內(nèi)部數(shù)據(jù)互通，提高各部門的溝通協(xié)同效率。

信息化項目管理系統(tǒng)能夠?qū)椖康某杀静扇∈虑邦A警，事中干預，事后總結(jié)的方式進行全程動態(tài)管理，系統(tǒng)具有自動匯算的能力，能夠讓管理層隨時掌握項目經(jīng)營數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)提供決策支撐，真正將管理由粗放式轉(zhuǎn)變?yōu)榫毣芾?，有效幫助企業(yè)提升管理效率，實現(xiàn)降本增收。

紅圈工程項目管理系統(tǒng)-覆蓋工程項目的全生命周期

紅圈-實時查看所有項目的收支數(shù)據(jù)

紅圈-項目現(xiàn)金流數(shù)據(jù)分析

材料成本管理：在紅圈系統(tǒng)中錄入材料預算，施工過程中，可通過軟件及時上報當天實際材料成本，材料的采購與提料數(shù)據(jù)清晰可見，避免核算不清。材料的實際成本出現(xiàn)超出預算的風險時，系統(tǒng)能夠觸發(fā)預警提醒。管理層可以結(jié)合預警機制及時發(fā)現(xiàn)材料過程超量情況，讓材料數(shù)量可控制，節(jié)約材料浪費，減少材料成本。真正實現(xiàn)事前把控材料成本，過程中控制材料成本。

機械成本管理：施工過程中，通過系統(tǒng)可上報當天實際產(chǎn)值與實際成本。系統(tǒng)會自動按天、項目、機械數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。管理層可清晰了解項目上每臺機械實時的產(chǎn)值和成本以及各種關鍵指標和明細，從而對每臺機械的產(chǎn)值和成本進行對比，做到心里有數(shù)，發(fā)現(xiàn)管理漏洞及時節(jié)約成本。

勞務成本管理：相關負責人可在系統(tǒng)中錄入勞務預算數(shù)據(jù)。施工過程中，通過軟件及時上報實際勞務成本，將預算和實際成本進行對比，發(fā)生超出預算風險時，系統(tǒng)可以自動觸發(fā)預警提醒。管理層可以通過紅圈軟件實時了解單項目的實際勞務成本，各項支出明細可查，為結(jié)算提供依據(jù)。

綜上，工程企業(yè)只有實現(xiàn)了對成本的有效控制，才能達到降本增效的目的，而信息化系統(tǒng)是管理過程中的有效助手，能夠在短時間內(nèi)快速有效提升管理效率，從而幫助企業(yè)在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。

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